План проекта — для чего нужен, как составить

План проекта позволяет решать комплекс поставленных задач в срок, поэтапно расписывать цели и мероприятия будущего, а также войти в рамки бюджета. Процедура включает в себя несколько шагов: разработка, пропись ресурсных возможностей и реализацию идеи. Каждый план должен содержать в себе все нюансы процедуры, а выполнение задания должно проходить под пристальным контролем ответственного сотрудника. Планирование — лишь временный инструмент, который позволяет воплотить в жизнь поставленную перед работником задачу.

Планирование проекта

План составления проекта представляет собой документ, в который входит целый комплекс решений. Пошаговый процесс действий следует выполнять строго по инструкции. Планирование проекта отличается от других производственных моментов непрерывностью. Он будет закрыт только тогда, когда организация прекратит свою деятельность. Более того, иногда приходится составлять несколько подпланов, если задача масштабная. Они в совокупности представляют собой единый сводный план.

Подобная документация является некой картой, а планирование ресурсов проекта определяет итоговое качество выполнения. Проект позволяет создать систему намечаемой деятельности, подробно прописать каждый пункт. Основные инструменты, позволяющие работать ряду функциональных зон проектной деятельности:

• суть задачи;
• общее содержание;
• сроки выполнения;
• расходы;
• задействованный персонал;
• реализация;
• риски;
• ответвленные лица;
• согласование каждого пункта с руководством.

Если план хорошо проработан, то сотрудник вправе ожидать хорошие результаты по завершению проекта. Важно не только организовать все по срокам, но также проработать каждую деталь производственного процесса. Упустив небольшой нюанс есть риск не выйти по финансовой отчетности, в таком случае придется проводить перепланирование всего документа.

Ключевые составляющие плана проекта

План проекта – это механизм или начальная стадия проведения будущих работ и выполнения поставленных задач. Существует масса методов, которые позволяют оптимизировать процесс. Если раньше проектирование проводилось от руки, то теперь с помощью компьютерной техники можно составить многослойный масштабный план без границ и зависимости от отдельных показателей. Он может быть спроектирован на месяц, квартал, год или десятилетия. План несет ряд необходимых мероприятий, которые будут выполняться пошагово изо дня в день.

Стоит быть готовым к тому, что планирование может дать отрицательные результаты и наоборот. Все зависит от грамотности и профессионализма сотрудника, который его составляет. Продуктивность работы позволяет разрешить поставленные задачи. Перед тем, как приступать к процедуре составления документа, необходимо проанализировать ключевые составляющие:

1. Детализировать цели.
2. Выделить ожидаемые результаты.
3. Определить объемы работы.
4. Прописать каждый этап.
5. Учитывать сроки.
6. Анализировать каждый пункт с точки зрения бюджета.
7. Отдельно составить календарный план.
8. Подготовить смету расходов.
9. Составить таблицу вспомогательных ресурсов.
10. Оценить риски.

Важно предварительно раскидать бюджет по всем позициям, проанализировать, уложатся ли сотрудники в установленный временной период. Также необходимо провести оценочные мероприятия и проверку потребностей в ресурсах на каждой фазе или для всей задачи. Потом отдельные позиции проекта собрать и создать сводный план. Только после этого можно приступать к разъяснительной беседе с сотрудниками, которые будут выполнять поставленные задачи, и назначать ответственных лиц. Когда эти пункты будут выполнены, можно нести проект на подпись руководству. После утверждения документации, можно приступать к управлению планированием.

Базовый план должен нести в себе пропись всех действий и иметь четкую позицию по каждой задаче. Его можно привязать к конкретной временной точке жизненного цикла уникальной задачи или сделать его итерационным. Документ не будет иметь завершающей фазы, а будет требовать регулярной актуализации. Непрерывный процесс составления такой документации свойственен крупным предприятиям. Можно провести проектирование в комплексном режиме. В этом случае не получится ограничиться одним инструментом, а итоговый продукт будет включать в себя ряд средств и соответствующих документов на выходе. Помимо ключевых моментов, стоит выделить основные этапы:

1. Процесс определения содержания выполняется с целью прояснения масштаба проекта.
2. Процедура определения состава работ и взаимосвязи.
3. Оценочные мероприятия.
4. Анализ ресурсов и разработка схемы расходов. Каждый пункт должен быть прописан подробно и иметь документацию, которая потом будет являться финансовой отчетностью.
5. Завершающий этап — разработка календарного и сводного планов.

Лучшие методики планирования

Проектное планирование должно начинаться с выбора методики, ведь существует большое количество способов планировки. Важно подумать не только о структуре документации, но и что будет окружать ее, создавая форму и конечный вид. Самые популярные и эффективные методы:

Балансовый метод

Эта методика позволяет внести в проект баланс и пропорциональность. Основные показатели, которые берутся в учет — требуемые ресурсы и количество, которыми располагает предприятие. Сначала прописываются задачи, а потом идет распределение работ по графику. Ресурсное распределение должно проводиться с запасом. Речь идет о материальных, финансовых и трудовых ресурсах. Подобное проектирование может осуществляться на краткосрочный период, среднесрочную перспективу или год.

Ресурсы	Распределение (потребности)
1. Производство	1. Производственно — эксплуатационные нужды
2. Импорт	2. Капитальное строительство
3. Прочие поступления	3. Экспорт
4. Остатки на начало прогнозного периода	4. Рыночный фонд
	5. Прочие расходы
	6. Остатки на конец прогнозного периода

Преимущества и недостатки метода! Облегченный вариант планирования. Сложно распланировать менее важные задачи. Как правило, при этом способе они теряются, или отодвигаются на второй план.

Нормативный метод

Эта самая популярная методика, которой пользуются в крупных организациях. Здесь важно не только планировать, но и прогнозировать будущие задачи. Под нормой понимается — расход основного ресурса. Последние применяются для расчета потребности в ресурсах и показателей их использования. С помощью норм и нормативов обосновываются важнейшие пропорции, развитие материального производства и непроизводственной сферы, осуществляется регулирование экономики. По характеру распространения нормы подразделяются на местные, отраслевые, межотраслевые.

Одна из перспективных задач реформирования экономики состоит в том, чтобы при помощи научно обоснованных норм и нормативов обеспечить эффективное управление всеми четырьмя фазами процесса воспроизводства. В этой методике важно соблюдать баланс. Если он будет нарушен, то это повлечет срыв сроков выполнения задания или на завершение проекта просто не хватит ресурсов. Важные позиции:

• распределение;
• обмен;
• разница между нормами: потребления и производства.

Преимущества и недостатки метода! Самый простой вид планирования, который не подразумевает появления внеплановых задач. Поэтому есть риск не успеть выполнить основные задания.

Метод моделирования

Эту методику еще называют графической. Она позволяет в схемах и графиках планировать и прогнозировать рабочий процесс и эффективность производства. Моделирование предполагает конструирование модели на основе предварительного изучения объекта или процесса, выделения его существенных характеристик или признаков. Прогнозирование экономических и социальных процессов с использованием моделей включает:

• разработку модели;
• экспериментальный анализ модели;
• сопоставление результатов прогнозных расчетов на основе модели с фактичес­кими данными состояния объекта или процесса;
• корректировку и уточнение модели;
• внесение изменений или перенос продукта в отложенные задачи.

В зависимости от уровня управления экономическими и социальными процессами различают макроэкономические, межотраслевые, межрайонные, отраслевые, региональные модели и модели микроуровня. Последние подразумевают будущее прогнозирование и развитие фирмы. В России многие современные предприятия предпочитают составлять план по этой методике.

Преимущества и недостатки метода! Метод значительно повысит эффективность труда, но он подойдет далеко не всем. Методика сложна и идеальна для долгосрочного планирования.

Как составить план проекта поэтапно

План составления базы проекта должен иметь основной перечень первичных вопросов. Он может осуществляться пошагово или посредством выделения приоритетов. Каждый пункт должен представлять собой развернутую позицию с комментариями и нюансами. Понятие этапов в каждой работе может быть разное. Если это крупный проект, то он может содержать в себе сотни подпунктов. Итоговая версия будет выглядеть следующим образом:

• планы управления параметрами проекта;
• базовые планы по содержанию, по стоимости, а также расписание;
• обновления плана.

Изначально должны разрабатываться календарные планы, которые потом будут соединены и создадут единый сводный документ. В первую очередь нужно проработать содержание каждой позиции, затем уделить внимание ограничениям и рискам, а в конце рассмотреть финансовый вопрос задачи. Весь процесс должен начинаться с содержания. Лучше освещать эту позицию списком. Важно, максимально прописать все пункты и оставить место для новых.

Второй шаг — это проставление сроков исполнения и определение доступности ресурсов. Здесь особое внимание нужно уделить материальной стороне и трудовым ресурсам. При необходимости составляются графики работ, в которых будут указаны исполнители и лица, осуществляющие контроль. Важный пункт на этом этапе: дефицитные ресурсы. Если не делать запасов, то есть риск полного приостановления выполнения работ из-за нехватки материалов, финансов или рабочей силы.

Третья стадия — это проработка ограничений и рисков. Тут должны быть учтены такие факторы, как технология процесса, условия труда и даже климат. Стоит учитывать риски, даже если они минимальны. На основе этого анализа может измениться дата завершения проекта. После этого документ уже получит структуру, которая заполняется цифрами и фактами. Далее стоит уделить особое внимание сводному планированию:

• иерархическая структура работ (ИСР);
• сетевая диаграмма;
• план управления качеством;
• расписание проекта;
• бюджет;
• организационная диаграмма;
• реестр рисков;
• коммуникационный план;
• сводный план проекта.

Планирование проекта — это операции в комплексе, где важно учитывать даже незначительные нюансы. Успешность плана будет напрямую зависеть от грамотного управления.

Изменения в базовом план проекта

Практика показывает, что сложно определиться со всеми пунктами сразу, если проект крупный и долгосрочный. Простой пример позволит понять, можно ли менять базовый план проекта. Если организация занимается, например, строительством и проектировщик создает первичную структуру проведения работ, где учитывается стоимость на затраты материала, оплата труда и масштабы работ, то эти позиции в дальнейшем могут меняться и, соответственно, потребуют корректировки в плане. Может быть добавлено большее количество человек, привлеченных к рабочему процессу или стоимость материала.

Иногда для того, чтобы спланировать мероприятия, требуется всего несколько минут. Для более масштабных задач потребуется длительный процесс составления плана и учета основных позиций. Не важно, долгосрочный или краткосрочный проект, детали должны быть прописаны в подробном варианте, а финансовый вопрос подтвержден платежной документацией. Особое внимание нужно уделить срокам и рискам, потому что первое напрямую зависит от второго.