Грамотные менеджеры умело ставят и добиваются четких целей, осуществляя управление проектами. С учётом существующих рисков они достигают баланса между выполняемым объёмом работ, потраченным временем и используемыми ресурсами. В основе работы лежит предварительно разработанный план, руководствуясь которым, создают проекты.
Цель управления проектом
Цель проекта выражается в достижении запланированного результата при разумном использовании имеющихся ресурсов и своевременном реагировании на существующие риски. Однако достижение запланированных целей может и не стать гарантией удовлетворённости заинтересованных лиц.
Следовательно, достижение поставленных задач не может считаться мерилом успеха при ведении реализуемых проектов и необходимо использовать разные группы оценок результата:
- жёсткое определение требований в контракте и предельное снижение изменений в процессе проекта. Успешным будет считаться проект, который был закрыт между сторонами, пришедшими к единому мнению относительно достигнутых результатов;
- удовлетворённость заказчика в условиях управления требованиями;
- полученный результат сбалансирован по нескольким категориям: технологическая зрелость, ориентированность на конечного потребителя. Проект должен быть финансово успешным и удовлетворять пользователей.
Достоинства и недостатки проектного менеджмента
Использовать или нет проектный менеджмент, можно решить, объективно оценив преимущества и недостатки. Относят к положительным аспектам:
- определена чёткая цель, благодаря чему есть возможность составить понятный план действий;
- объём и состав необходимых для реализации проекта ресурсов точно определяется благодаря декомпозиции на отдельные технологические операции;
- начало и окончание мероприятий известно заранее, так как используется календарное планирование;
- точно определяются риски и меры реагирования в случае возникновения внештатных ситуаций;
- устанавливается место и роль всех участников, что позволяет стимулировать каждого из них по мере выполнения задач;
- выявление основных работ, длительность выполнения которых может повлиять на решение конечной задачи.
Выделяют и ряд недостатков этого вида деятельности:
- управляющий проектом должен обладать высокой квалификацией, как и вся команда, занимающаяся его реализацией;
- большие временные затраты, возникающие из-за необходимости многовариантного планирования увеличивают финансовые вложения в проект;
- если не удалось чётко идентифицировать цель, то успешно реализовать проект не получится.
Какие есть методы управления
Осуществляя проектное управление, пользуются несколькими методологиями:
- PMI — метод реализован в форме PMBOK и основывается на управленческой концепции, связанной с несколькими стандартными процессами;
- IWURM — метод направлен на достижение успеха при реализации любых проектов, что выражается в достижении поставленных целей в условленные сроки без превышения бюджетных затрат и с достижением заявленного качества;
- TenStep — процесс, способствующей успешному руководству проектами всех категорий сложности и сопряжённый с использованием изощрённых приёмов и шаблонов документации;
- P2M — метод ориентирован на получение опыта, который впоследствии будет способствовать развитию компании в целом, а не отдельно взятых продуктов.
Функциональные области управления проектами
Формирование функциональных областей происходит с учётом масштаба реализуемого проекта и существующей структуры, а также степени сложности. Стандартная структура включает несколько элементов:
- трудовые ресурсы;
- возможность обеспечения услугами, ресурсами;
- риски;
- объёмы финансирования;
- проектная предметная область.
Входят в эту структуру коммуникации и информационная составляющая.
Процессы по управлению временем направлены на планирование и сопровождаются анализом сроков для завершения работ вовремя. Время распределяется таким образом, чтобы проект реализовывался по стадиям последовательно с осуществлением непрерывного контроля. Успешно вести проект, можно основываясь на управлении стоимостью, позволяющем рационально распределять выделенные ресурсы.
Важно! Разрабатываются методики, процедуры и политика, которые улучшают контроль над затратами и планированием.
Регулярно ведётся мониторинг бюджета и деятельность по нескольким смежным направлениям:
- ресурсное планирование;
- сметные расчёты;
- регулирование стоимости;
- контроль над тем, как соблюдается график.
Управление персоналом ориентировано на обеспечение организуемых мероприятий человеческими ресурсами. Ставятся задачи по кадровому обеспечению, формированию и развитию команды, мотивации людей и контролю над исполнением плана.
Функциональные области управления проектами — это комплекс мер, позволяющих объективно оценивать качество выполняемых работ по нескольким основным аспектам:
- результат соответствует требованиям рынка;
- тщательная проработка мероприятий и конечного результата;
- результаты должны соответствовать проектной документации и плану;
- использование качественных ресурсов.
Чтобы снизить негативное воздействие сторонних факторов и внешней среды, управляют рисками, определяя перечень наиболее значимых из них и предпринимая меры для их снижения, обеспечивая высокую устойчивость. Меры по управлению коммуникациями связаны с обработкой информации, нужной для выполнения поставленных задач. Отдельно выделяют область по манипуляциям с контрактами и поставками, заключающимся в покупке ресурсов.
Важно! Руководя отдельными функциональными областями надо учитывать, что проект должен быть целостным, а все действия, касающиеся его разных сфер, требуют координации между собой.
Организация управления проектами в фирме
Организация проектного управления в фирме — это меры по объединению элементов системы с целью обеспечения её функционирования. Выделяют несколько основных компонентов, которые нужно систематизировать и объединить в одно целое посредством нескольких моделей:
- отдельные управленческие функции;
- ответственность и обязанности;
- управленческий процесс;
- реализация проекта.
Модель реализации представлена в виде матрицы, включающей отдельные виды работ, в рамках определённых заданий, которые ставятся на производстве перед сотрудниками фирмы. Если надо управлять мероприятиями, то ставят производственные задачи, для каждой из которых предопределены управленческие задачи, составляющие главную часть содержания.
Обратите внимание! Каждая из управленческих задач поручается одному из структурных подразделений фирмы, что фиксируется в матрице.
Разделение обязанностей и ответственности, а также полномочий в управленческом аппарате осуществляется с учётом нормативных актов, действующих на предприятии. Результат выражается в создании матрицы, формируемой для распределения административных задач, необходимых при проектировании отдельных структур.
Управление портфелем проектов
Портфельное управление в проектном менеджменте — это возможность трансляции отдельных стратегий, которые реализуются на основе планирования и последующего анализа, позволяющего добиться стратегических целей, которые вытекают из поставленных проблем. Выделяют несколько основных целей в портфельном управлении:
- разделение проектов с последующим созданием портфеля, нужного для достижения стратегических и тактических задач, поставленных перед бизнесом;
- создание равновесия между долгосрочными и непродолжительными проектами, входящими в портфель, а также рисками, вероятными доходами, полученными в процессе реализации поставленных задач;
- наблюдение за процессами планирования с исполнением избранных проектов;
- анализ эффективности сформированного портфеля для поиска способов её повышения;
- сравнение проектов включённых в портфель на разных этапах деятельности фирмы для оценки того, как они взаимно влияют друг на друга.
Требования отдельных элементов портфеля согласуются с прочими видами деятельности и функциональными подразделениями предприятия.
Обратите внимание! Создаётся эффективный механизм в виде организационных схем, управленческих систем, направленных на удовлетворение потребностей, которые могут постоянно меняться.
Решение задачи по достижению целей, поставленных перед бизнесом, осуществляется через закрепление правил, взаимосвязанных с внутренними и внешними факторами. Определяется влияние факторов на привлекательность проекта и оценивается степень управляемости процесса в целом. Возможным это становится при понимании поставленных целей. Используются базовые ориентиры, позволяющие ответить на основополагающие вопросы:
- возможно ли одновременно выполнять несколько проектов;
- допустима ли реализация задач, решение которых не позволит быстро вернуть инвестиции;
- нужно ли делать акцент на внедрении инновационных продуктов или лучше сосредоточиться на модернизации;
- что будет способствовать управляемости и повышению привлекательности.
Какая выгода от применения
Чтобы понять, будет ли проект-менеджмент выгоден, нужно оценить положение дел в компании на текущий момент. Внедрить его необходимо, если текущее положение дел характеризуется следующим:
- бюджет регулярно превышается;
- требования заказчика не соблюдаются;
- не соблюдаются временные рамки;
- используемые руководством процессы недостаточно стандартизированы;
- методы применения процессов непоследовательные;
- управленческие процессы не относятся к деятельности, приносящей прибыль.
Успех не должен быть результатом самоотверженной работы, сопряжённой с постоянным стрессом. Если это так, то работа построена неправильно.
Чтобы добиться самоуправления и эффективного применения доступных технологий, нужно внедрить на производстве проектный менеджмент, позволяющий избегать внештатных ситуаций и минимизировать риски, возникающие при реализации поставленных задач.