Система складского учета – это сложный и кропотливый процесс. В программе фиксируется движение товаров, а потом эти данные передаются в бухгалтерию. Вести складской учет может бухгалтер предприятия или другой сотрудник, имеющий соответствующую квалификацию. Склад – это площадка для торговли. Существует несколько способов и направлений ведения учета.
Необходимость учета
Каждый сотрудник должен следовать должностной инструкции и вести учет товаров на складе. Без него предприятие ждет крах.
Чтобы процесс был автоматизирован, необходимо выделить основные позиции и вести по ним учет:
- Товары для реализации.
- Будущая и уже готовая продукция.
- Расходный материал.
- Затраты на спецодежду сотрудников.
- Учет ТМЦ.
Учетный процесс контролируется заведующий складом, но вносить данные в систему могут рядовые сотрудники, если имеют доступ. На ведение складского учета напрямую влияет масштаб производственного процесса.
На заметку! Если организация крупная, то в каждом отделе формируются свои учетные записи, которые потом обрабатываются главным бухгалтером.
Производится контроль по следующим направлениям:
- Приход и расход товаров.
- Прием продукции и проверка документации.
- Внесение данных в программу: списание, постановка на приход.
- Отгрузка продукции поставщику или выдача товара со склада: реализация, расходный материал для сотрудников.
- Учет ТМЦ.
- Сброс информации бухгалтеру для формирования отчетности.
- Передача сведений отделу закупок о списании комплектующих.
- Инвентаризация.
- Мониторинг запасов
- Ведение статистики: производство, реализация.
Чаще всего эти операции проводятся кладовщиками, но контрольную проверку проводит бухгалтерский отдел. Сотрудники, работающие на складе, несут материальную ответственность за продукцию и расходный материал, которые находятся на территории цеха.
Учет продажи товаров
Складской учет и документооборот склада – это основные условия стабильной работы предприятия. Если бухгалтерия только фиксирует прибыль и расход ресурсов на изготовление продукции, то на складе необходимо фиксировать каждый процесс и подкреплять итоги документацией. Товар считается проданным после того, как произошла отгрузка со склада и произошло перечисление денежных средств за продукцию.
Обороты
Оборачиваемость товаров и запасов на складе – один из основных показателей, который должен контролироваться постоянно. Без него нельзя проводить статистические мероприятия, подбивать баланс и формировать отчетность за конкретный период. Обороты показывают, сколько времени товар пролежал на складе после производства, как быстро был реализован, сколько средств затратила компания и получила за его продажу. На основе этой статистики формируется не только план производительности, но также цена на продукцию и формирование поставок.
На заметку! Без учета оборотов организации невозможно корректно формировать отчет в налоговую службу.
Остатки
Учет складских остатков система должна отображать постоянно. Без этой функции операторы не смогут корректно формировать отгрузки или принимать заявки от поставщиков. На основе этих показателей проводятся закупочные мероприятия расходных материалов и формируется план производства на будущий месяц. Именно для этого нужно просчитывать оборачиваемость товаров и остатков. Для этого предусмотрены соответствующие коэффициенты.
Статистика продаж
Статистические данные могут отображаться в денежном эквиваленте, а также формироваться по единицам запасов произведенных и реализованных товаров. Статистика позволяет планировать товарооборот на будущее. Анализируя прошедшие месяцы, отдел планирования формирует будущий план производства. Если произведется больше продукции, чем нужно – это плохо, как и недостаток товара на складе, который будет сдерживать спрос. У сотрудника статистического отдела есть несколько вариантов вести учет:
- По факту производства.
- По факту реализации.
- По спросу и предложению на рынке.
Здесь нужны четкие данные. Статистика не терпит приблизительных цифр. Для этого многие пользуются следующей формулой:
Продажи = a — b + с — d, где
- а — сколько было произведено;
- b — брак;
- с — остаток на начало месяца;
- d — остаток на конец месяца.
Образец расчета: Если производственный цех выпустил 100 единиц продукции, а брака было 5, последняя сумма вычитается и получается 95 единиц готового товара. К нему приплюсовывается остаток с прошлого периода и вычитается та сумма, которая осталась на конец месяца после реализации.
Важно! Если на предприятии много подразделений, то статистика должна вестись по каждой отрасли.
Прибыльность по товарам
Чтобы компания приносила прибыль, необходимо постоянно мониторить рынок, просматривать показатели конкурентов и стараться извлечь из этих данных выгоду. Если общая закупка комплектующих частей, затраты на производство и реализацию товара позволяют снизить итоговую стоимость, то прибыльность может быть увеличена за счет массовости производства и высокого показателя продаж. Здесь строго разделяются розничные и оптовые продажи, потому что цена у каждой категории разная.
Документооборот
Документация в организации – это основа всех основ. Без документов невозможно вести правильный складской учет. Об этом говорится в Федеральном законе РФ №402. Каждая операция должна быть подкреплена документацией. Бумаги должны быть заполнены по образцу и соответствовать формату и государственному стандарту. Документы заверяются подписями и печатями ответственных лиц всех участников процесса. Если в качестве покупателя или продавца выступает посредник, то он обязан предоставить доверенность от предприятия на проведение подобных действий.
Актуальность автоматизации склада в магазине
Дав определение складскому учету, нужно понимать, что если автоматизировать процесс работы склада и организовать его взаимодействие с бухгалтерией, то программа сама будет формировать отчеты на основе данных, которые будут регулярно вноситься в систему. При наличии онлайн-касс на торговой точке автоматизация необходима. Ведение складского учета на бумаге имеет массу недостатков, он подходит лишь для небольших предприятий, у которых товарооборот невелик. Ниже указаны минусы бумажного метода:
- Все показатели требуется вносить от руки и расчеты производить самостоятельно.
- Документация может быть потеряна, а вместе с ней и возможность составления отчета.
- Трудно контролировать сотрудников. Без автоматизации потребуется регулярная инвентаризация и проверка бумаг.
- Увеличение количества ошибок во время расчетов.
- Не имея единой информационной базы, сложно организовать согласованность всего персонала.
- Махинации продавцов с товаром.
- Сотрудникам придется платить больше денег за операции вручную.
- Нельзя получать мобильные данные сразу, без ручного подсчета.
- Замедляется процесс товарооборота, сложно вести статистику и планировать.
- Сложность отслеживания движения товара.
На заметку! Электронный вид предпочтительнее бумажного. Нельзя забывать про человеческий фактор. В отличие от людей, машина редко ошибается и не будет предоставлять ложную информацию ради своей личной выгоды.
Организация складского учета
Организация складского хозяйства и учет материалов на складе – залог процветания предприятия. На каждый товар заводится отдельная карточка и движение ТМЦ можно проследить через программу. Существует несколько видов учета товаров в складском помещении:
- Номенклатурный, когда каждая единица продукции имеет свою нишу.
- Сортовой – групповое и подгрупповое разделение. То есть если на складе много наименований товаров, то в эту подгруппу добавляются новые позиции, имеющие отношение к этому виду.
- Партийный – идеален для тех компании, которые постоянно сотрудничают с поставщиками и происходят ежедневные отгрузки продукции.
Существует также партийно-сортовой способ. Он более удобен для крупных предприятий. Сначала в систему вносится вся поступившая или отгруженная продукция, а потом каждая категория разбивается и разносится по группам.
На заметку! Сортовой метод удобен тем, что операционисты могут выделять отдельные вкладки. Например, создать группу, где будет отображаться только бюджетный товар или брак.
Интеграция с интернет-магазином
Учет движения товаров на складе и интеграция позволяет синхронизировать работу нескольких отделов или торговых точек, а также позволит оперативно обмениваться информацией. Даже если синхронизируются только две системы, это позволит в режиме реального времени получать точные сведения о количестве товара на складе и их подробную характеристику. Можно подключить онлайн оплату и другие сервисы. Провести интеграцию можно практически с любой системой.
Даже на небольшом предприятии требуется фиксировать не только приход и расход товара через проводки, но также анализировать документы, вести статистику, формировать прибыль и выводить остаток. В этом поможет программа «складской учет», а автоматизация системы позволит оперировать точными данными, вести статистику и планировать.