Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии

Использование компьютерных технологий позволяет существенно облегчить ведение учета в организации. Автоматизация бухгалтерского учета способствует экономии ресурсов предприятия, а также сводит к минимуму вероятность ошибки в математических вычислениях.

Что такое автоматизация бухгалтерского учета

Автоматизация учета позволяет передать часть функций от человека к технике. В числе них следующие:

• математические вычисления;
• формирование отчетов и выборок;
• хранение информации;
• заполнение бланков.

Но роль специалиста остается достаточно высокой и в первую очередь контрольной. Именно бухгалтер вводит первичную информацию в базу данных, проверяет достоверность расчетов и вносит своевременные коррективы в работу программы. Например, касса по-прежнему остается в ведении специалиста, несмотря на некоторое облегчение в расчетах.

Кроме этого, специалист должен обладать соответствующими навыками владения компьютерной техникой и программным обеспечением.

Преимущества автоматизации бухгалтерского учета

Их достаточно много. Сэкономить много средств на зп бухгалтеров руководителю предприятия, скорее всего, не удастся, а вот решить множество дополнительных задач с легкостью.

Основные преимущества автоматизации бухучета:

• программа быстро и без шанса на ошибку заполнит реквизиты в документах;
• при должном уровне технической оснащенности оперативность обработки большого массива информации гарантирована;
• возможность представить аналитические данные в графическом виде о движении средств по счетам (диаграммы, таблицы);
• легкость в формировании регистров бухгалтерского учета;
• уменьшение бумажной массы в организации;
• быстрый обмен информацией между участниками работы;
• исключение ошибок в математических расчетах;
• передача отчетности в государственные органы и банки посредством интернета;
• прозрачность финансовой деятельности.

Огромное количество плюсов от внедрения автоматизации оправдывает некоторые затраты денег на ее осуществление.

Кому необходима автоматизация бухгалтерского учета

Лишь микропредприятия способны обходится без специальных бухгалтерских программ. Само законодательство способствует повсеместной автоматизации учета.

О крупных организациях говорить не приходится. Даже малым и средним предприятиям обязательно переводить данные в цифровую форму, например, для подачи деклараций в налоговые органы.

Подготовительные процедуры перед внедрением автоматизации бухгалтерского учета

Переход к автоматизированному учету чреват ошибками и суматохой. Для того, чтобы избежать проблем, его проводят в несколько этапов:

1. Сбор и систематизация информации. Изучают учетную политику, рабочий план счетов и должностные инструкции работников. Анализируется график документооборота и пути передачи информации. После окончания первого этапа формируются выводы о целесообразности сетевого подключения между различными службами, реорганизуется документооборот и кадровая структура. Для небольших учреждений может понадобиться автоматизация всего одного отдела.
2. Составление технического задания. Руководитель организации принимает решение об окончательном кадровом составе, масштабах компьютеризации и размерах средств на проведение автоматизации с учетом затрат на последующее обслуживание системы.
3. Выбор программной базы с последующим приобретением и установкой. Влияние на подбор оказывает множество факторов, среди которых стоимость, совместимость с уже имеющимся оборудованием, возможность получать обслуживание в том же регионе и другие.

Наиболее популярные программы для автоматизации бухгалтерского учета

Самой большой популярностью пользуются отечественные разработки. Обусловлено это как возможностью получения быстрой технической поддержки при работе с программой, так и индивидуальными особенностями бухгалтерского и налогового учета страны.

Самые распространенные программные продукты:

• «1С»;
• «Галактика»;
• «Парус»;
• «БОСС»;
• «Инфо-Бухгалтер»;
• «Интегратор».

Обзор наиболее популярных программ по автоматизации бухгалтерского учета

Краткий обзор современных программных продуктов для автоматизации налогового учета и бухгалтерского учета:

1. «1С». Занимает первое место по популярности среди отечественных организаций. Автоматизация бухгалтерского учета в программе 1с бухгалтерия выгодна отличным взаимодействием с клиентами, регулярными обновлениями и быстрой реакцией на изменения в законодательстве. Отрицательной чертой программной платформы является сложность и требовательность к регламентам. В настоящее время активно используются версии 1С 8.0 и 8.3.
2. «Галактика». Это целый комплекс программ для управления процессами на предприятии. Бухгалтерский блок – лишь часть всей системы. Особенностью является отдельное формирование проводок и документов. При этом программа легко адаптируется под нужды потребителя и поддерживает международные стандарты учета.
3. «Парус». Имеет простой интерфейс. Привлекает пользователей к программе внушительный банк шаблонов и возможность интегрировать работу с продуктами MS Excel. Однако закрытие периодов и исчисление налогов производится частично в ручном режиме.
4. «БОСС». Комплексный продукт для управления организацией. «БОСС-Бухгалтерия» позволяет одновременно работать значительному числу сотрудников. В программе реализовано распределение косвенных затрат по различным объектам и контроль над фактическими и будущими расходами.
5. «Инфо-Бухгалтер». Подходит для организаций с небольшим документооборотом. Таковым даже выдается бесплатная версия. Но нарекания вызывает устаревший интерфейс.
6. «Интегратор». Поставляется клиенту разделами, в зависимости от потребностей. В части «Бухгалтерия» можно производить учет активов, расходов и взаимных расчетов с поставщиками. Кроме этого популярностью пользуется модуль «Зарплата». Поддерживает различное отражение операций на счетах. Программа может делать проводки при разнесении документа и отдельно от него.

Стоит отметить, что модульное программное обеспечение требует более тщательной подготовки перед внедрением.

Этапы внедрения автоматизации бухгалтерского учета

Внедрение систем автоматизации производится в несколько этапов:

1. Оптимизация бухгалтерского учета. Этот этап можно отнести к подготовительным процедурам.
2. Определение масштабов автоматизации.
3. Формирование задачи. Четкое определение порядка проведения автоматизации.
4. Определение с выбором программного продукта.
5. Урегулирование технических вопросов и подбор правильной конфигурации программы.
6. Непосредственно сам процесс внедрения, который предполагает индивидуальную настройку программы в соответствии с требованиями предприятия.
7. Техническая поддержка пользователей и администрирование. Относится к обслуживанию уже готового программного продукта.

Критерии выбора программ для автоматизации бухгалтерского учета

При выборе конкретного программного продукта необходимо внимательно ознакомиться с его возможностями по следующим, важным для предприятия критериям:

1. Функционал. Не все площадки поддерживают необходимый объем учета. Часто организации требуется специализированный модуль программы для успешной деятельности. Например, учреждению, занимающемуся торговой деятельностью, не нужно учитывать продукцию производства. Зато ему совершенно необходим модуль, помогающий вести учет движения товаров. А транспортная организация особое внимание должна уделить разделу для печати и зачету путевых листов.
2. Возможность получить быструю техническую поддержку при возникновении неполадок. Другим важным критерием является оперативность внесения изменений в расчеты и формы при новшествах в законодательстве.
3. Интерфейс. Чем проще и понятнее работать в системе, тем ценнее она будет для сотрудников.
4. Возможность удаленного использования программного продукта.
5. Гибкость и легкость в настройке системы в соответствии с запросами пользователей.
6. Возможность синхронизации и обмена данными.
7. Защищенность.
8. Стоимость внедрения и обслуживания.

Основные функции, которые должна выполнять автоматизация бухгалтерского учета

Решающим критерием при выборе программного продукта для автоматизации бухучета для многих становится функционал.

Основные функции, которые необходимы для большинства современных систем автоматизации:

• заполнение первичных документов;
• автоматизация учета денежных средств;
• учет нематериальных активов;
• основного и вспомогательного производства;
• учет расчетов с контрагентами;
• автоматизация налогового учета;
• учет заработной платы и труда;
• учет косвенных расходов;
• автоматическое закрытие периодов;
• формирование стандартных бухгалтерских отчетов;
• автоматизация учета основных средств;
• формирование регламентной отчетности.

Автоматизация бухучета – прекрасная возможность для предприятия даже бюджетной формы собственности наладить безошибочное и быстрое отражение операций на счетах, формирование регистров, отчетности и первичных документов. Однако, не стоит надеяться на экономию в окладах бухгалтеров. При выборе конкретного программного продукта стоит в первую очередь ориентироваться на необходимый функционал и наличие поблизости специалистов технической поддержки.