В быстро меняющемся мире автоматизация процессов становится спасением. Но действительно ли она так полезна в бизнесе или это современный тренд, призванный увеличить затраты организации?
Необходимость автоматизации бизнеса
Сперва давайте разберёмся, что стоит за этим названием и на каких участках работы в ней есть особенная необходимость.
Автоматизация — это внедрение современных технологий там, где оно позволяет снизить издержки, высвободить ресурсы сотрудников и оптимизировать функционирование компаний. Она может быть направлена на:
- Поисковые процессы — всё, что в компании связано с формулированием концепций, стратегии развития и т. д.
- Проектные процессы — разовые события, проводимые для достижения определённого результата (например, специальные рекламные компании).
- Информационные процессы — всё, что имеет своей целью донести сведения до заинтересованных сторон.
- Производственные процессы (бизнес-процессы) — регулярные рутинные процедуры, имеющие своей целью прогнозируемый результат.
И хотя в той или иной степени автоматизированы могут быть все перечисленные участки, в этой статье больше внимания стоит уделить бизнес-процессам.
Важно! Сразу нужно отметить, что всё сказанное будет применимо для разных сфер, будь то продажи, социальные услуги, строительный бизнес или технологическое предпринимательство.
Преимущества автоматизации бизнеса
Возвращаясь к полезности этой процедуры для организаций, нужно рассмотреть её преимущества и сложности, возникающие при реализации.
Преимущества относятся к двум группам — решение уже имеющихся проблем и оптимизация процессов в будущем. В результате функционирование компании должно стать более простым, эффективным, прибыльным и прогнозируемым:
- Простота обеспечивается автоматизацией трудоёмких с точки зрения времени и внимания рутинных задач.
- Эффективность достигается благодаря перераспределению ресурсов (освобождённые от автоматизированных функций сотрудники больше внимания уделяют более актуальным участкам процесса) и экономии времени (автоматический режим увеличивает скорость выполнения задач).
- Прибыльность можно назвать не только преимуществом, но и целью автоматизации. В конечном итоге все внедряемые изменения направлены на то, чтобы компания могла обслуживать больший сектор рынка без потери (или с увеличением) качества и с меньшими издержками.
- Прогнозируемость относится как раз к оптимизации процессов в будущем. Автоматизация упрощает анализ данных и их статистическую обработку, а значит в любой момент руководители могут оценить качество работы сотрудников, частоту сбоев в логистике за последние месяцы и другие показатели.
Что же касается сложностей, они сводятся к следующим:
- Финансовые затраты. При своей окупаемости эта процедура потребует от организации некоторых вложений. Предприятие должно быть точно уверено в возможности изъять эти средства из бюджета.
- Нестабильность бизнес-процессов. Если они находятся в стадии формирования или организация апробирует что-то новое, стоит сперва довести это до конца и автоматизировать уже устоявшийся процесс.
- Повальная автоматизация. Может возникнуть соблазн поставить себе задачу автоматизировать всё, но это чревато хаосом и усложнением деятельности. Некоторые процессы могут не требовать автоматизации, какие-то можно оптимизировать другим способом или оставить без изменений.
- Сопротивление персонала. Т.к. автоматизация приводит в том числе к освобождению их от некоторых обязанностей, появляется страх, что она направлена на сокращение штата. Очень важно выделить достаточно времени, чтобы рабочие поняли, зачем действительно нужна эта процедура и как она поможет им в их работе.
Важно! Другими словами, автоматизация действительно может быть необходима большинству организаций, но если предварительно определить, к каким процессам её нужно применить.
Основные функции бизнеса, которые необходимо автоматизировать
В первую очередь стоит обратить внимание на следующие процессы:
- Те, что приносят основную прибыль;
- Поддерживающие — документооборот, бухгалтерские услуги;
- Задействующие большое количество времени или человеческого ресурса;
- Требующие обработки больших массивов данных.
Как правило, автоматизация начинается с них. Но прежде нужно провести подробный анализ из нескольких шагов.
Организация автоматизации бизнеса
Шаг 1. Вычленить и описать бизнес-процессы (какие операции входят в состав каждого, каков порядок их выполнения, какие технологии и инструкции его определяют, какие ресурсы используются, кто является исполнителями и ответственными лицами).
Обратите внимание! Хотя во всех компаниях бизнес-процессы свои, зачастую их можно отнести к одной из следующих групп: управление; маркетинг и продажи; производство; управление качеством; управление персоналом; финансы; организация деятельности компании.
Шаг 2. Разделить бизнес-процессы на главные и вспомогательные.
Шаг 3. Оценить, на каких участках чаще всего возникают ошибки и по каким причинам, а также какие участки сильнее всего задерживают процесс и почему. Как правило, с них и начинают автоматизацию.
Эти три шага позволяют более структурированно посмотреть на работу компании и увидеть, какие из процессов требуют оптимизации и какими способами. Внимательное и кропотливое их прохождение позволит избежать большинства описанных сложностей.
Дополнительная информация! А чтобы справиться с сопротивлением персонала, важно вовлечь его в улучшение работы компании и включать в участие на каждом шаге.
После того, как бизнес-процессы выявлены и описаны, можно приступать к четвёртому и пятому шагам, а именно выбору способа автоматизации и программного обеспечения.
Основные способы автоматизации бизнеса: самостоятельно, с помощью внешнего эксперта и компании-подрядчика
Способы:
- По отдельным участкам — автоматизация набора подразделений с общим функциональным признаком.
- По отдельным направлениям — например, по управлению финансами, производству. Охватывает все участки, включённые в реализацию направления
- Комплексная автоматизация бизнес-процессов — на всех уровнях и подразделениях с целью формирования общей системы планирования деятельности и оптимизации бизнес-процессов, основанной на статистической информации.
Важно! При оценке затрат важно учитывать, что, хотя комплексная автоматизация обходится дороже других способов, интеграция автоматизированных систем на отдельных участках/направлениях может потребовать дополнительных финансовых вложений и по итогам потребовать больше финансов.
Теперь можно приступать к выбору партнёра по автоматизации.
- Предприятие может сделать это самостоятельно силами своих сотрудников — но такой вариант может вместо упрощения и повышения эффективности привести просто к замене одних операций на другие.
- Другой вариант — пригласить компанию-подрядчика, которая сделает всё под ключ. Для крупных предприятий со сложными бизнес-процессами это, как правило, оптимальный вариант, хотя и самый дорогостоящий. Из минусов — вопрос безопасности данных, передающихся другой стороне, и невовлечённость сотрудников компании в процесс.
- Наконец, третий вариант — автоматизация посредством привлечения внешнего эксперта и задействования собственных сотрудников. При правильном выстраивании коммуникации между всеми участниками, такой способ позволяет получить максимально отвечающее потребностям бизнеса решение.
Дополнительная информация! Некоторые компании пользуются услугами студентов, которые пишут дипломные работы по автоматизированным системам. Их работа стоит не так дорого, а включённость бывает выше, чем у более опытных коллег.
Критерии выбора программного продукта для автоматизации бизнеса
Если все описанные шаги пройдены, остаётся определиться с программным обеспечением. Для выбора нужно ответить на два вопроса:
- Насколько динамично будут изменяться бизнес-процессы организации в ближайшие несколько лет? Если изменения минимальны, стоит обратить внимание на «жёсткие» системы, законченные и отлаженные под определённые бизнес-процессы. Если же бизнес находится в постоянном процессе реформирования, потребуется «гибкая» система, открытая к модификациям.
- Насколько уникальны бизнес-процессы компании и есть ли у неё временные и финансовые ресурсы? Для компаний с типовыми бизнес-процессами и ограниченными ресурсами скорее подойдут готовые решения. Помимо того, что они уже апробированы другими, к их преимуществам относится наличие специалистов, которые могут сопровождать систему. Если же компания готова потратить время и бюджет, а её бизнес-процессы отличаются уникальностью, ей больше подойдёт система, разработанная на заказ. Однако здесь встаёт вопрос зависимости от разработчика.
После внедрения программного обеспечения последует его отладка и подгонка под особенности предприятия и — в случае выбора жёстких систем на основе готовых решений — подгонка бизнеса под ПО.
Важно! Из-за высокой конкуренции появилось много бесплатных решений — например, можно найти несколько бесплатных версий crm-систем для автоматизации общения с клиентами (Quicksale 2, Битрикс 24, Мегаплан и т. д.). Хотя их функции могут не отвечать всем потребностям организации, это хороший способ начать и на готовом примере оценить работу автоматизированных систем.
Стоимость ПО и затраты на его внедрения
Всё, что нужно для автоматизации процессов, будет определять конечную стоимость внедрения программного обеспечения. Другими словами, для точного расчёта будет необходимо:
- Определить те проблемы и задачи, которые должна решить автоматизация бизнеса, чтобы быть результативной.
- Выявить и описать все процессы, которые будут нуждаться в автоматизации сейчас, в краткосрочной и долгосрочной перспективе.
- Решить, будет ли осуществляться процедура самостоятельно, с приглашением эксперта или через привлечение подрядчиков.
- Оценить, какая система подходит под задачи — жёсткая или гибкая? Типовая или разработанная под вас?
- Осуществить мониторинг рынка в выбранных сегментах.
Важно! Рассчитывая затраты на автоматизацию, необходимо включить в них стоимость обучения сотрудников и регулярного сопровождения системы. Это может быстрее вывести её на окупаемость.
Автоматизация бизнеса — процедура, приводящая к оптимизации работы компании, увеличению прибыли и снижению временных и финансовых издержек. Однако перед тем, как внедрять автоматизированную систему в компанию, важно определить, какие операции действительно этого требуют. Обычно это те процессы, которые приносят максимальную прибыль, связаны с наивысшими трудозатратами, отличаются рутинностью или вызывают наибольший процент ошибок.
Скурпулёзный анализ и разработка стратегического плана по внедрению автоматизации помогает в дальнейшем определиться со способом её проведения и выбрать подходящее программное обеспечение. И хотя прогнозирование финансовых затрат в этой области затруднено, такой план позволит с высокой степенью точности оценить бюджет для внедрения и дальнейшего обслуживания системы.