У разных предприятий — свои масштабы и динамика, когда речь идёт о целях автоматизации документооборота. При этом в каждой из ситуаций можно говорить о работе с программой 1C Документооборот. Это универсальный инструмент, позволяющий решить задачи любого характера. Остаётся только настроить приложение под конкретные запросы и условия.
Что такое программа 1C: Документооборот?
1C Документооборот можно назвать инновационным дополнением к любой конфигурации бухгалтерской базы.
Не выходя из программы, можно обмениваться информацией любого характера:
- По текущей деятельности с контрагентами. Обычно речь о письмах, актах сверки.
- По сделке с клиентом. Имеются в виду договора о сотрудничестве, счета на оплату и так далее.
- По реализации товаров и услуг, любых разновидностей работ.
Важно. По контактам с клиентами и контрагентами в программе нет никаких ограничений. Главное условие — чтобы информация о них была занесена в базу. Защищённость переписки — одно из важных преимуществ для подобных приложений. Благодаря этому упрощается и заменяется длительный процесс, связанный с передачей первичной документации от клиента обратно к бухгалтерии. Обратное отправление бумаг тоже ускоряется.
Электронной цифровой подписью при этом заверяется вся переписка, имеющая значение для предприятия.
Отличия ПРОФ и КОРП версии
Версия ПРОФ предназначена для малых и средних коммерческих предприятий, структура, документооборот у которых не отличаются высоким уровнем сложности. КОРП рекомендуется применять при автоматизации процессов у бюджетных учреждений, коммерческих предприятий. При этом документооборот, общая структура обычно усложняются.
Главные отличия кроются, прежде всего, в работе с разными документами. Версия ПРОФ не поддерживает:
- Учёт данных в разрезе проекта.
- Многосторонние договора.
- Множественные состояния документов.
- Штрихкодирование документов и файлов.
- Потоковое сканирование с автоматическим распознанием штрих-кодов.
- Печать регистрационного штампа.
- Учёт этапа обработки документов.
Другие версии программы с подобными функциями работают без проблем.
Обратите внимание. Версия ПРОФ содержит примерно на 30% меньше возможностей, чем 1с документооборот 8 КОРП. Но последняя и стоит дороже. Поэтому надо принимать решение, исходя из собственных возможностей.
Мобильное приложение
Благодаря использованию такой программы владелец любого бизнеса получает ряд преимуществ:
- Формирование имиджа, соблюдение единого формата при взаимодействии с партнёрами и контрагентами.
- Вся информация доступна владельцу в любое время, даже если он за пределами офиса.
- Мобильный клиент упрощает поиск подходящих документов, взаимодействие с подчинёнными.
- Доступ к документообороту с мобильных устройств, включая телефон и планшет.
Приложение может работать автономно, значит ему не требуется постоянное подключение к интернету. Функционал практически не отличается от других вариантов программы. С каждой версией разработчик старается расширить доступные возможности, чтобы работа с 1с документооборот 8 стала ещё проще.
Стоимость программы 1C: Документооборот
Стоимость отличается в зависимости от того, какую конфигурацию применяет тот или иной пользователь. Это касается стартовой версии, ПРОФ и КОРП. Дополнительно клиенту поставляют сервис информационно-технической поддержки, включая отправку исходящей корреспонденции, бесплатное получение входящих документов, бесплатное подключение к услуге. Лучше заранее провести консультацию по поводу того, какой будет стоимость услуги. Её рассчитывают индивидуально, в том числе — для 1с делопроизводства.
Функциональные возможности программы 1C: Документооборот
Документооборот в этой программе универсален, он не имеет конкретной отраслевой направленности. Его легко настроить под специфику конкретного предприятия. Можно рассмотреть доступные функции у одной из последних версий. Применяться может любая из них.
Учёт входящей, исходящей корреспонденции
Входящие и исходящие документы поддерживают так называемое связанное отображение. Отдельный контроль касается истории переписки, целостности ответов. Функция поддерживается версией 1с документооборота КОРП.
О внутреннем документообороте
Это касается сразу нескольких направлений:
- Технические документы;
- Проектные документы. Пробный вариант программы их тоже фиксирует;
- Приказы;
- ОРД;
- Служебные записки.
Обратите внимание. Есть специальный журнал, организованный для хранения внутренней документации. Все составляющие легко просматривать единым списком благодаря максимально чёткой структуре. У 1с документооборота цена остаётся всегда доступной.
Штрихкодирование и поиск информации
Одна из функций программы — хранение информации в больших количествах. Реализовано несколько способов для поиска данных, чтобы пользователям было удобнее:
- Бумажные документы ищутся по штрих-кодам.
- Полнотекстовый вид поиска.
- В списках, с помощью быстрой системы отбора.
- По реквизитам. 1с СЭД с ними тоже работает.
Обратите внимание! Печать штрих-кодов поддерживается непосредственно в файлах самих документов. Допустим вариант, когда эта деталь идёт на отдельном листе. Для нанесения на бумажный вариант пользователи могут выводить на печать штрих-коды с клеевой основой. Найти документы, создать чётко структурированный архив теперь стало гораздо проще и быстрее. Для автоматического появления карточки на какой-либо документ достаточно провести сканером по штрих-коду. То же касается любых задач относительно документов, существующих в настоящее время.
Применение электронных подписей
Электронную подпись используют, чтобы визировать:
- Решения об утверждении;
- Резолюции;
- Визы согласования, присутствующие в любой версии 1с, документооборот описание имеет соответствующее;
- Файлы вложения;
- Карточки документов, и так далее.
Договорные документы
Здесь для пользователей реализуются такие возможности:
- Оформление учёта для скан-копий оригиналов документов, с печатями и подписями.
- Контроль договора на протяжении всего жизненного цикла.
- Контроль сумм вместе с сопроводительными документами по всей сделке.
- Согласование договоров при использовании документооборота в 1с.
Особенности работы с файлами
Сотрудники ежедневно принимают участие в создании файлов, их редактировании. Работа может быть совместной, многопользовательской. Закладывается механизм по управлению жизненным циклом, привязке имеющихся данных.
Встроенная почта
По функционалу этот сервис — такой же, что и обычные почтовые программы. Но дополнительно представлено более 40 функций, способных пригодиться именно предпринимателям и юридическим лицам. Благодаря чему работа многих сотрудников упрощается. Одна из возможностей — получение предупреждений о том, что внутренняя почта ушла на внешний сервер. Это действие можно подтвердить, либо опровергнуть. В конфигурациях КОРп и ДГУ такой функционал тоже реализован, а вот версия 1с документооборота ПРОФ такую информацию не поддерживает.
О бизнес-процессах и задачах
Процессный подход предполагает поддержку не только конкретных способов для маршрутизации документов. Бизнес-процесс в данном случае ещё и единица учёта. Вокруг неё выстраиваются любые другие элементы, направленные на повышение эффективности работы сотрудников.
Обратите внимание. От неё зависит прозрачность и точность исполнения заданий, в конце концов — выведения на новый уровень общего качества организации работы.
По умолчанию в программе есть элементарные процессы, разделённые на шесть разновидностей:
- Рассмотрение. В результате руководитель выносит резолюцию. Заверенный документ возвращается автору.
- Исполнение. Предполагается, что документ передают всем пользователям согласно списку. Получить информацию должно и лицо, отвечающее за контроль в этом процессе. Ответственным исполнителем назначают одного из пользователей.
- Согласование. Внесение корректировок выбранными респондентами. Либо документация заверяется, а потом возвращается инициатору для проработки результатов, организации дальнейших действий. Допустим любой вариант при использовании 1с документооборота, мобильного приложения — в том числе.
- Утверждение. Передают информацию на утверждение специально назначенному сотруднику. Результат — возвращение автору для внесения корректировок, либо вторая сторона изучает резолюцию.
- Регистрация или передача бумаг секретарю. Присваивается регистрационный номер, на бумагах проставляют печать организации. После всё отправляют респонденту.
- Ознакомление для всех сотрудников, заинтересованных в информации. Для этого достаточно открыть главную страницу 1с документооборота, демо онлайн покажет далеко не все сведения.
Обратите внимание! Такие процессы способствуют формированию более сложных, многоуровневых схем, систем взаимодействия. При этом уровень вложенности ничем не ограничен.
Управление проектами
Это необходимо, чтобы разбивать по проектам весь имеющийся массив с документацией и информацией. Помогает лучше и эффективнее решать вопросы административно-организационного характера. То же касается любых задач по контролю, начиная с введения планов по проектам, и заканчивая исполнением конкретных процессов.
Учёт рабочего времени
Один из самых простых функциональных блоков в стандартных конфигурациях. Сотрудники в удобной форме фиксируют любые вопросы, за решение которых они отвечали на протяжении целого дня. Отдельно описывают виды работ, на которые потрачено время. Все данные привязывают к проектам, процессам и задачам, документам, с которыми приходилось работать сотруднику. Такой блок упрощает оценку реализации структуры рабочего времени. Функция работает и в сэд, 1с документооборотом благодаря этому проще пользоваться.
Учёт по отсутствующим сотрудникам
Небольшой механизм, способный принести массу пользы любому предприятию.
Обратите внимание. На всех этапах программа позволит найти вариант замены для ответственного лица, чтобы не возникало проблем.
Исполнительская дисциплина: контроль
Относится к следующим нескольким проблемам:
- Сроки, объёмы выполнения задач.
- Ежедневный учёт рабочего времени в разрезе выполняемых задач.
- Анализ затрат рабочего времени по результатам тех или иных проектов. При использовании программы 1с документооборота это полезная функция.
Классическое делопроизводство
В программу 1C Документооборот заложены уже все документы, необходимые для налаживания постоянного контроля, обмена информацией. Это касается, к примеру, печати обложки дела, журнала передачи и так далее. Любая редакция подобные функции поддерживает.
Учёт мероприятий
По этому вопросу пользователям тоже даётся исчерпывающий функционал. Начиная с создания плана по мероприятию, и заканчивая контролем решений, которые были приняты по итогам. Если на одном из мероприятий какие-то вопросы не проработаны до конца, или часть решений осталась без обсуждения — следующее пройдёт, как связанное с этим. Благодаря этому увеличивается прозрачность, контроль хода. Исполнительская дисциплина повышается при наличии 1с документооборота, инструкции к которому помогут со всем разобраться.
Обратите внимание. Отдельного разговора заслуживает функционал по бронированию переговорных комнат. Сотрудники быстро находят помещения в интересующем их объекте. На плане легко просмотреть помещение вместе с его основными характеристиками.
Форум
Это нужно для решения вопросов с сотрудниками в той степени формализации, которая принята у конкретной компании. Документы, задачи и процессы — к ним привязаны буквально все вопросы, которые обсуждаются с помощью такого инструмента. Для первой линии поддержки подобный инструмент может стать очень удобным. Таким образом, опытные сотрудники могут объяснять новичкам те или иные нюансы работы с 1с документооборотом, стоимость которого остаётся доступной.
Управление правами доступа
Можно задать ограничения разным группам пользователей на основании нескольких параметров:
- Рабочие группы.
- Папки.
- Политика доступа. Руководство для пользователей помогает всё настроить.
Обратите внимание. Есть и дополнительные возможности, но работу с ними каждый пользователь настраивает индивидуально.
Существующие версии программы 1С Документооборот
Выпускается четыре допустимых конфигурации приложения:
- КОРП. Подходит предприятиям, у которых достаточно сложная организационная структура. То же касается документооборота. Средние, крупные предприятия и холдинги извлекут больше всего выгоды из подобных решений, когда система внедряется.
- Для государственных учреждений. Также подходит для соответствующих учреждений, где с документооборотом и структурой так быстро не разобраться.
- ПРОФ. Лучше всего годится малым и средним коммерческим предприятиям, бюджетным учреждениям, где документооборот и структура не такие сложные. Электронный вариант обслуживания будет удобным.
- Document Management. Отличается поддержкой двуязычного интерфейса — английского и русского. Допустимо применение этого инструмента российскими компаниями, у которых за рубежом открыты филиалы.
Важно. Конфигурации КОРП и ДГУ обладают практически одинаковым интерфейсом на сегодняшний день. У каждой конфигурации — адаптация под свою область применения.
Инструкция для пользователя по программе 1С: Документооборот
Одного из пользователей легко назначить в качестве основного исполнителя для этого приложения. Интерфейс понятен для работы с любым пользователем, разобраться с ним можно буквально за несколько минут. Актуальные задачи сотрудника отображены на текущем рабочем столе. То же касается перечня документов, открытого для редактирования.
Карточка документа — раздел со всеми необходимыми полями, включающими:
- Регистрационный номер.
- Наименование документа, для которого доступна отдельная настройка.
- Дата регистрации.
- Состояние документа, отличие между разными видами существует.
- Вид, и так далее.
Каждый документ может содержать вложения из нескольких файлов сразу.
Интересно. Бизнес-процессы тоже запускаются прямо из документов. После этого информацию отправляют для следования определённому маршруту.
Программа отличается реализацией отчётной документации в большом количестве. Остаётся только выбрать подходящий вариант для заполнения. На специализированных сайтах и порталах представлено большое количество информации о том, как пользоваться теми или иными возможностями программы. Она сама снабжается соответствующей инструкцией. Демоверсия не стала исключением из этого правила.
Для внедрения программы 1С Документооборот на предприятии практически не существует каких-либо ограничений. От отраслевой принадлежности и структуры компании возможность использовать приложение тоже не зависит. Систему легко настроить и адаптировать под конкретные задачи, потребности заказчика.