Документооборот в электронном формате появился в организациях давно. Для большей продуктивности и работоспособности сотрудников ввели такую технологию, экономящую рабочее время. На просторах интернета большое количество программ, предоставляющих такую возможность. Но в них нет необходимости, когда существует 1с электронный документооборот, тем более для клиентов этой продукции. В этой статье речь пойдет, об 1с эдо и что это такое. Также, будут разобраны плюсы такого дополнения, инструкция по подключению и настройке.
Что такое 1С: ЭДО
Формирование любой документации всех предприятий происходит в электронном виде посредством компьютерных технологий. Это может быть различного рода отчетность — письма государственного назначения, накладные, квартальные отчеты. Впоследствии документы распечатывают на принтере и передают уполномоченным лицам для визирования.
Благодаря электронному обороту документации, сотрудники той или иной компании экономят 90% рабочего времени на выполнение всей процедуры. Если сравнивать с классической операцией обработки, электронный режим в реальном времени создает, проверяет и визирует документы, включая отслеживание периода начала и конца работы над файлом и поиска необходимых данных в нем.
Организация 1С вместе с крупным оператором, который передает электронные отчеты, разработали дополнение 1С Такском. Благодаря ему, появилось возможность в организации электронного документооборота как с контролирующими органами, так и с контрагентами предприятия.
Обратите внимание! Такое дополнение имеется практически во всех приложениях и дополнениях 1С.
Преимущества 1С: ЭДО
С вопросом ЭДО в 1С и что это такое ознакомление прошло, теперь нужно выяснить, какие возможности есть в этом продукте. Организационные положительные стороны 1С: ЭДО:
- не нужно больше вручную вводить данные в 1С;
- журналы и реестры заполняются в автоматическом режиме из электронного документооборота в 1С;
- номенклатура продавца и покупателя сопоставляется в автоматическом режиме;
- если есть компании, использующие учетные приложения продуктов не 1С, сними можно обмениваться;
- можно сэкономить на краске картриджах для принтера, так как не понадобится его многоразовое использование за счет цифровой документации;
- формировать и вводить данные с документов можно быстрее на 90%.
Технические плюсы сервиса:
- обмениваться документами в соответствии с услугами такого сервиса можно во многих конфигурациях программы, поэтому не потребуется загружать другие дополнения для этого процесса. Кроме того, нет необходимости в том, чтобы настраивать и внедрять документооборот в учет приложения;
- разграничение прав доступа для пользователей также доступен. Это значит, что конкретные сотрудники могут заниматься либо подписанием, либо формированием, либо отправкой документации;
- архивирование цифровой документации включено в основной пакет 1С. Соответственно при резервном копировании цифровой архив сохранится.
Возможности 1С: ЭДО
Выше изложено большое количество преимуществ использования 1c дополнения edo, теперь нужно разобраться с возможностями данного продукта:
- возможность формирования, подписания и отправки электронного документа, нажав всего лишь одну кнопку;
- обмен происходит не только счетами-фактурами, но и любой другой документацией;
- за гарантию доставки электронного варианта адресату, согласно всем требованиям нормативно-правовых актов, которые регулируют деятельность операторов, отвечают сами 1сэдо конкретные операторы;
- формирование входящих файлов в базу происходит в автоматическом режиме — основой для этого служат электронные документы, главное их провести;
- любой пользователь, имеющий сертификат электронной подписи может воспользоваться услугами данной системы;
- отправление электронного документа в ФНС происходит посредством операции 1С-Отчетность;
- документы обмениваются с контрагентами в ускоренном режиме;
- входящие документы в систему вводятся за короткий промежуток времени;
- минимизация ошибок, которые мог допустить сотрудник. Это связано с автоматизацией системы;
- нет необходимости введении бумажного архива, соответственно не будет потерь документов, потому что они содержатся в цифровой системе.
Как подключить 1С: ЭДО
При наличии этой конфигурации в организации, напрашивается вопрос с ЭДО в 1С, как подключить к основному пакету? Существуют определенные условия для прохождения процедуры подключения:
- на компьютере должна находиться лицензионная программа;
- программные конфигурации уровня КОРП и ПРОФ должны быть в совокупности с официальным договором ИТС;
- в 1С дополнения старт ЭДО необходимо иметь, если происходит подключение базового уровня.
Чтобы подключиться к сервису нужно установить флажок в соответствующем окошке в разделе изменения настроек отчетности. Будет представлена пошаговая инструкция помощника, которую нужно соблюдать до тех пор, пока заявление не будет отправлено. Чтобы завершить подключение сервиса нужно кликнуть по соответствующей кнопке.
Чтобы продолжить подключаться, нужно подключиться к 1с конфигурации эдо техподдержки пользователей через интернет. При отрицательном ответе системы, помощник подскажет, что нужно указать логин и пароль, а также регистрационный номер.
По завершении загрузки нужно подписать заявление электронной подписью. Следовательно, системе понадобится указать пароль для секретного ключа в открывшейся форме и нажать «Подписать».
Обратите внимание! При необходимости может высветиться окошко с тестом аутентификации, в которое нужно ввести пароль. После этого подключение к 1c эдо будет успешно завершено, и можно приняться за настройку.
Настройка 1С: ЭДО
В этом разделе пользователи познакомятся с 1С эдо и его настройкой. Для начала потребуется перейти в раздел «Контрагенты» из справочников. Нажав на создание, откроется окошко, в котором будет формироваться карточка контрагента. В поле «Автоматическое заполнение…» нужно указать все необходимые данные и нажать на заполнение.
В системе предусмотрено автоматическое заполнение данных, согласно сведениям, из единого реестра юр. лиц. Однако, можно изменить сведения о контрагентах, которые уже существуют в системе. Затем необходимо зайти во вкладку «Обмен электронными документами» из раздела администрирования. Здесь нужно установить галочку на поле электронных подписей.
Важно! Чтобы было проще работать в данной конфигурации разработчики позволили отправлять заявления на выпуск сертификата в электронном формате.
Чтобы это осуществить потребуется зайти в настройки цифровой подписи, указать все данные в полях. После этого документ либо распечатывается, либо отправляется в цифровом варианте. Потом нужно перейти в «Обмен с контрагентами».
На этом шаге должно происходить подключение к 1С: ЭДО, о котором было рассказано в предыдущем разделе, поэтому можно пропустить этот шаг. После завершения подключения всплывет окошко с настройкой. В нем нужно указать идентификатор организации, вариант обмена и сертификат.
Важно! Идентификатор организации можно получить во время регистрации в ЭДО. Он запрашивается у оператора.
Затем потребуется перейти в настройки эдо и заполнить по отдельности всех контрагентов посредством нажатия кнопки создания. Электронный документооборот можно настроить при желании.
Кроме того, имеется возможность настроить 1с эдо роуминг. Либо отправить на почтовый ящик компании продукта письмо с указанием темы вида «Заявка на роуминг» и далее написать сведения об организации. Либо это произойдет в автоматическом режиме посредством отправки приглашений из системы 1с. Настройка роуминга в 1с эдо не займет много времени и сил.
Инструкция по работе в 1С: ЭДО
На сайте 1c edo ru можно найти подробную инструкцию не только по настройке, но и по работе в программе. На портале есть инструкция по обмену электронными счетами-фактурами, обмену первичными документами. Поэтому, чтобы подробно разобраться в конфигурации 1С эдо инструкция по работе, лучше воспользоваться официальным порталом.
Цены и тарифы 1С: ЭДО
Тарифы 1с эдо и их стоимость также представлены на официальном сайте, но здесь будут цены, действующие на настоящий период времени.
Если действует договор ИТС ПРОФ, тогда можно зарегистрировать любое количество компаний-участников, возможность безграничного приема документации, 100 документов в месяц предоставляется для бесплатной отправки, если это количество превышено, тарификация будет равно 10 рублям за каждый последующий комплект.*
Обратите внимание! Если действует договор ИТС ТЕХНО, тогда все доступные условия сохраняются, но вместо 100 бесплатных документов, предоставляется лишь 50, а за следующие будет взиматься плата в размере 10 рублей.*
Пользователи, использующие тариф Старт ЭДО, могут распоряжаться теми же условиями, только бесплатно отправить можно 20 экземпляров, а последующие будут оплачиваться по 10 рублей. Кроме того, в 1с конфигурации эдо цена такого тарифа равна 3000 рублей за год обслуживания.*
Тариф Бизнес эквивалентен тарифу Старт, только платы за годовое обслуживание нет.
Подводя итоги, можно сказать, что статья получилась максимально информативной, особенно для новых пользователей продукции 1С: предприятие, торговля, розница и других конфигураций. Электронный документооборот как никогда кстати в организации любого масштаба и направленности, так как такой сервис позволяет экономить большое количество рабочего времени.
*Цены актуальны на август 2019 года.